Halaman Muka

Minggu, 06 Juni 2010

Tugas : Individu
Mata kuliah : Administrasi Perbekalan

PENGADAAN BARANG/JASA
PADA INSTANSI PEMERINTAH

OLEH :
HAMZAH HS
086234009

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL
UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR
2010
BAB 1
PENGADAAN BARANG/JASA

A. Pengertian Barang/Jasa
Pengadaan barang/jasa pemerintah (selanjutnya dalam tulisan ini dan tulisan selanjutnya ditulis pengadaan barang/jasa) adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai oleh APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa. baik sebagian atau keseluruhan, harus mengacu kepada aturan yang berlaku (Keppres No. 80 Tahun 2003, Bagian Kedua Pasal 2; bagian ketujuh pasal 7)
Ada beberapa istilah yang digunakan dalam proses pengadaan ini, diantaranya:
1. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa
2. Penyedia barang/jasa, adalah badan usaha atau perseorangan yang menyediakan barang/jasa
3. Barang, adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi bahan baku, bahan setengah jadi, barang jadi/peralatan yang spesifikasinya ditetapkan oleh pengguna barang/jasa
4. Khusus jasa, terbagi atas 3 jenis, yaitu Jasa Pemborongan, Jasa Konsultasi dan Jasa lainnya.
Ada beberapa pengertian tentang pengadaan barang/jasa menurut Keputusan Presiden N0. 80 Tahun 2003 Pasal 1, yaitu :
1. Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa;
2. Pengguna barang/jasa adalah kepala kantor/satuan kerja/pemimpin proyek/pemimpin bagian proyek/pengguna anggaran Daerah/pejabat yang disamakan sebagai pemilik pekerjaan yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa dalam lingkungan unit kerja/proyek tertentu;
3. Penyedia barang/jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/layanan jasa;
4. Kepala kantor/satuan kerja adalah pejabat struktural departemen/ lembaga yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari dana anggaran belanja rutin APBN;
5. Pemimpin proyek/pemimpin bagian proyek adalah pejabat yang diangkat oleh Menteri/Pemimpin Lembaga/Gubernur/Bupati/Walikota/pejabat yang diberi kuasa, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari anggaran belanja pembangunan APBN;
6. Pengguna Anggaran Daerah adalah pejabat di lingkungan pemerintah propinsi/ kabupaten/kota yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari dana anggaran belanja APBD;
7. Pejabat yang disamakan adalah pejabat yang diangkat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Tentara Nasional Indonesia (TNI)/Kepolisian Republik Indonesia (Polri)/pemerintah daerah/Bank Indonesia (BI)/Badan Hukum Milik Negara (BHMN)/Badan Usaha Milik Negara (BUMN)/Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari APBN/APBD;
8. Panitia pengadaan adalah tim yang diangkat oleh pengguna barang/jasa untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa;
9. Pejabat pengadaan adalah personil yang diangkat oleh pengguna barang/jasa untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa dengan nilai sampai dengan Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah);
10. Pemilihan penyedia barang/jasa adalah kegiatan untuk menetapkan penyedia barang/jasa yang akan ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan;
11. 11. Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi/peralatan, yang spesifikasinya ditetapkan oleh pengguna barang/jasa;
12. Jasa Pemborongan adalah layanan pekerjaan pelaksanaan konstruksi atau wujud fisik lainnya yang perencanaan teknis dan spesifikasinya ditetapkan pengguna barang/jasa dan proses serta pelaksanaannya diawasi oleh pengguna barang/jasa;
13. Jasa Konsultansi adalah layanan jasa keahlian profesional dalam berbagai bidang yang meliputi jasa perencanaan konstruksi, jasa pengawasan konstruksi, dan jasa pelayanan profesi lainnya, dalam rangka mencapai sasaran tertentu yang keluarannya berbentuk piranti lunak yang disusun secara sistematis berdasarkan kerangka acuan kerja yang ditetapkan pengguna jasa;
14. Jasa lainnya adalah segala pekerjaan dan atau penyediaan jasa selain jasa konsultansi, jasa pemborongan, dan pemasokan barang;
15. Sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah adalah tanda bukti pengakuan atas kompetensi dan kemampuan profesi di bidang pengadaan barang/jasa pemerintah yang merupakan persyaratan seseorang untuk diangkat sebagai pengguna barang/jasa atau panitia/pejabat pengadaan;
16. Dokumen pengadaan adalah dokumen yang disiapkan oleh panitia/pejabat pengadaan sebagai pedoman dalam proses pembuatan dan penyampaian penawaran oleh calon penyedia barang/jasa serta pedoman evaluasi penawaran oleh panitia/pejabat pengadaan;
17. Kontrak adalah perikatan antara pengguna barang/jasa dengan penyedia barang/jasa dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa;
18. Usaha kecil termasuk koperasi kecil adalah kegiatan ekonomi rakyat yang berskala kecil dan memenuhi kriteria yang ditetapkan dalam Undang-undang Nomor 9 Tahun 1995 tentang Usaha Kecil;
19. Surat jaminan adalah jaminan tertulis yang dikeluarkan bank umum/lembaga keuangan lainnya yang diberikan oleh penyedia barang/jasa kepada pengguna barang/jasa untuk menjamin terpenuhinya persyaratan/kewajiban penyedia barang/jasa;
20. Kemitraan adalah kerjasama usaha antara penyedia barang/jasa dalam negeri maupun dengan luar negeri yang masing- masing pihak mempunyai hak, kewajiban dan tanggung jawab yang jelas, berdasarkan kesepakatan bersama yang dituangkan dalam perjanjian tertulis;
21. Pakta integritas adalah surat pernyatan yang ditandatangani oleh pengguna barang/jasa/panitia/pejabat pengadaan/penyedia barang/jasa yang berisi ikrar untuk mencegah dan tidak melakukan kolusi, korupsi, dan nepotisme (KKN) dalam pelaksanaan pengadan barang/jasa.
22. Pekerjaan kompleks adalah pekerjaan yang memerlukan teknologi tinggi dan/atau mempunyai resiko tinggi dan/atau menggunakan peralatan didesain khusus dan/atau bernilai diatas Rp 50.000.000.000,00 (lima puluh milyar).

B. Ruang Lingkup
(1) Ruang lingkup berlakunya Keputusan Presiden N0. 80 Tahun 2003 Pasal 7 ini adalah untuk :
a. Pengadaan barang/jasa yang pembiayaannya sebagian atau seluruhnya dibebankan pada APBN/APBD;
b. pengadaan barang/jasa yang sebagian atau seluruhnya dibiayai dari pinjaman/hibah luar negeri (PHLN) yang sesuai atau tidak bertentangan dengan pedoman dan ketentuan pengadaan barang/jasa dari pemberi pinjaman/hibah bersangkutan;
c. pengadaan barang/jasa untuk investasi di lingkungan BI, BHMN, BUMN, BUMD, yang pembiayaannya sebagian atau seluruhnya dibebankan pada APBN/APBD.

(2) Pengaturan pengadaan barang/jasa pemerintah yang dibiayai dari dana APBN, apabila ditindaklanjuti dengan Keputusan Menteri/Pemimpin Lembaga/Panglima TNI/Kapolri/Direksi BI/Pemimpin BHMN/Direksi BUMN harus tetap berpedoman serta tidak boleh bertentangan dengan ketentuan dalam Keputusan Presiden ini.
(3) Peraturan Daerah/Keputusan Kepala Daerah yang mengatur pengadaan barang/jasa pemerintah yang dibiayai dari dana APBD harus tetap berpedoman serta tidak boleh bertentangan dengan ketentuan dalam Keputusan Presiden ini.
Sesuai dengan aturan, ada 2 (dua) pelaksanaan pengadaan, yaitu dengan menggunakan penyedia barang/jasa (pihak ketiga) atau dengan cara swakelola (dikelola sendiri oleh institusi itu). Swakelola adalah pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan dan diawasi sendiri oleh institusi, dimana dalam pelaksanaannya dapat dilaksanakan oleh PPK, instansi pemerintah lain atau kelompok masyarakat/LSM penerima hibah.
Pengadaan barang/jasa dilaksanakan secara swakelola artinya adalah pekerjaan yang direncanakan, diawasi sendiri oleh pelaksana swakelola. Ada tiga pihak yang dapat menjadi pelaksana swakelola, yaitu pengguna barang/jasa (instansi yang memiliki anggaran untuk kegiatan tersebut), instansi pemerintah lain dan kelompok masyarakat/lembaga swadana masyarakat penerima hibah. Dapat diartikan bahwa pengadaan barang/jasa secara swakelola adalah pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan oleh lembaga sektor publik atau nirlaba. Apabila pekerjaan swakelola memerlukan tenaga ahli, maka syarat menjadi pelaksana swakelola adalah memiliki tenaga ahli sekurang-kurangnya 50% dari jumlah tenaga ahli yang dibutuhkan.
Pekerjaan yang dapat dilakukan dengan swakelola adalah:

1. pekerjaan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan teknis SDM pada institusi yang bersangkutan (misalnya diklat, beasiswa, kunjungan kerja);
2. pekerjaan yang operasi dan pemeliharaannya memerlukan partisipasi masyakarat;
3. pekerjaan yang dari segi besaran, sifat, lokasi, atau pembiayaan tidak diminati oleh penyedia barang/jasa;
4. pekerjaan yang secara rinci/detail tidak dapat dihitung/ditentukan terlebih dahulu, sehingga apabila dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa akan menanggung resiko yang besar;
5. penyelenggaraan diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya, atau penyuluhan;
6. pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project) yang bersifat khusus, yangbelum dapat dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa;
7. pekerjaan khusus yang bersifat pemrosesan data, perumusan kebijakan pemerintah, pengujian di laboratorium, pengembangan sistem tertentu dan penelitian oleh perguruan tinggi/lembaga ilmiah pemerintah;
8. pekerjaan yang bersifat rahasia bagi instansi pengguna barang/jasa.

C. Panitia Pengadaan Barang
Ketentuan dalam Keppres 80/2003 pada dasarnya mengatur tata cara pengadaan pemerintah. Secara sederhana, apabila dikembalikan dalam transaksi jual beli, maka Pemerintah adalah pembeli barang/jasa yang disediakan oleh penyedia barang/jasa sebagai penjual. Pemerintah, sebagai pembeli, diwakili oleh para aparatnya sesuai tugas dan fungsinya masing-masing. Sebagai bagian dari pengendalian internal dari kegiatan pemerintahan, tidak ada satu pihak pun dari unsur aparat pemerintah yang terlibat dalam seluruh rangkaian proses pengadaan barang/jasa. Meskipun demikian, bukan berarti penyedia barang/jasa harus berinteraksi dengan banyak 'meja' dalam rangkaian pengadaan, karena pedoman pengadaan barang/jasa telah disusun dengan mempertimbangkan faktor efisiensi bagi masyarakat secara umum. Penyedia barang/jasa hanya memiliki kewajiban untuk menyelesaikan kontrak, dan pembayaran akan dilaksanakan langsung dari rekening kas negara ke rekening penyedia barang/jasa.
Apabila sebuah pengadaan barang/jasa dilakukan dengan menggunakan pihak ketiga, yaitu melalui penyedia barang dan jasa, maka proses pengadaannya harus melalui panitia atau pejabat pengadaan. Panitia pengadaan dibentuk bila nilai pengadaan di atas Rp. 50.000.000 (Lima Puluh Juta Rupiah), sedangkan dibawah itu cukup dengan pejabat pengadaan. Jumlah panitia pengadaan minimal 3 orang dan berjumlah ganjil sesuai dengan nilai pengadaan dan harus berasal dari pegawai negeri, baik dari instansi sendiri maupun instansi lainnya.
Panitia pengadaan harus memahami tentang prosedur pengadaan, jenis pekerjaan yang diadakan maupun substansi pengadaan, tidak memiliki hubungan keluarga dengan pejabat yang mengangkat dan menetapkan sebagai panitia dan memiliki sertifikat pengadaan barang/jasa pemerintah. Khusus untuk aturan mengenai kepemilikan sertifikat pengadaan barang/jasa pemerintah, sesuai dengan Surat Edaran Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas No. 0021/M.PPN/01/2008 Tanggal 31 Januari 2008, maka sertifikat pelatihan/bimbingan teknis pengadaan barang dan jasa, untuk sementara, sampai tanggal 31 Desember 2008 dapat diberlakukan sebagai sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa.
Dalam klausul mengenai panitia juga ditegaskan, bahwa panitia harus memahami substansi dari pengadaan. Apabila di institusi itu tidak ada orang yang memahami mengenai substansi, maka disilakan untuk mengambil orang dari unit/institusi lain. Contoh, sebuah institusi hendak mengadakan perangkat server dan kelengkapannya, sedangkan di institusi itu tidak ada seorangpun yang memahami tentang server, maka dapat mengambil panitia dari bagian data atau institusi yang menangani TI.
PPK, bendaharawan, dan pejabat yang bertugas melakukan verifikasi surat permintaan pembayaran (SPP) dan/atau pejabat yang bertugas menandatangani surat perintah membayar (SPM) dilarang duduk sebagai panitia/pejabat pengadaan. Pegawai pada BPKP, Itjen, Inspektorat Utama, dan unit pengawas lainnya juga dilarang menjadi panitia/pejabat pengadaan pada institusi lain. Mereka hanya bisa menjadi panitia/pejabat pengadaan pada institusi masing-masing.
D. Tahap Penganggaran
Kegiatan penganggaran merupakan rangkaian pelaksanaan UU 1/2004 tentang Perbendaharaan Negara sehingga tidak diatur dalam Keppres 80/2003. Namun demikian, mengingat pengadaan tidak dapat dilaksanakan sebelum dananya tersedia atau sebelum anggaran ditetapkan, maka pihak yang bertanggungjawab dalam kegiatan penganggaran secara tidak langsung juga terlibat dalam rangkaian kegiatan pengadaan barang/jasa.

Sesuai UU 1/2004, pejabat negara yang bertanggung jawab atas pelaksanaan anggaran dalam suatu Kementrian/Lembaga adalah Menteri/Kepala Lembaga. Dalam terminologi ini, Menteri/Kepala Lembaga disebut sebagai Pengguna Anggaran. Dalam pelaksanaannya, Menteri/Kepala Lembaga melimpahkan tanggungjawabnya sebagai Pengguna Anggaran kepada Kepala Satuan Kerja selaku Kuasa Pengguna Anggaran. Kuasa Pengguna Anggaran inilah yang merupakan ujung tombak penyusunan anggaran dan bertanggungjawab atas tersedianya anggaran sebelum proses pengadaan dilakukan. Wujud tersedianya anggaran bagi kegiatan pengadaan barang/jasa adalah diterbitkannya Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran.

E. Tahap Pelakasanaan Anggaran

Setelah Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran ditetapkan, dimulailah tahap pelaksanaan anggaran. Ada dua unsur aparata Pemerintah yang berperan dalam pelaksanaan anggaran, yaitu Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Unit Pengadaan. Terminologi Unit Pengadaan digunakan dalam tulisan ini untuk merepresentasikan tiga istilah yang ada dalam Keppres 80/2003 yaitu : Pejabat Pengadaan, Panitia Pengadaan dan Unit Layanan Pengadaan. Seluruh pejabat tersebut adalah pejabat yang telah memiliki sertifikasi keahlian pengadaan barang/jasa.

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) adalah pejabat yang dianggkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan yang bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Sebagai pemilik pekerjaan, PPK memiliki tanggung jawab dari segi administratif, fisik, keuangan, dan fungsional atas pengadaan barang/jasa dengan tugas :
• menyusun perencanaan pengadaan barang/jasa;
• menetapkan paket-paket pekerjaan;
• menetapkan dan mengesahkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS), jadwal, tatacara dan lokasi pengadaan;
• menetapkan dan mengesahkan hasil pengadaan;
• menatapkan besaran uang muka;
• menyiapkan dan melaksanakan perjanjian/kontrak;
• melaporkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa kepada pimpinan nya;
• mengendalikan pelaksanaan perjanjian;
• menyerahkan asset hasil pengadaan barang/jasa kepada Menteri/Kepala Lembaga.
Dengan tugas dan tanggung jawab yang demikian besar sebagaimana tersebut di atas, dapat dipahami kalau PPK adalah tokoh kunci dalam terlaksananya pengadaan barang/jasa.Terlebih lagi, dalam kaitan pembayaran atas pengadaan barang/jasa, PPK adalah pihak yang berhak mengajukan permintaan pembayaran atas uang muka, termin maupun pelunasannya.

Unit Pengadaan diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa. Sebagaimana diuraikan di atas, istilah Unit Pengadaan mempunyai konotasi dengan sebagai 3 istilah dengan tugas dan fungsi yang sama. Perbedaan diantara ke 3 istilah itu adalah dalam hal komposisi keanggotaannya saja. Unit Pengadaan dapat diartikan sebagai Pejabat Pengadaan apabila tugas pokok dan fungsi Unit Pengadaan dilaksanakan oleh satu orang saja. Unit Pengadaan dapat diartikan sebagai Panitia Pengadaan apabila tugas pokok dan fungsi Unit Pengadaan dilaksanakan oleh tiga atau lima orang. Unit Pengadaan dapat diartikan sebagai Unit Layanan Pengadaan apabila tugas pokok dan fungsi Unit Pengadaan dilaksanakan oleh salah satu unit yang terdiri dari sekumpulan pegawai yang memiliki sertifikat ahli pengadaan. Dalam melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa, Unit Pengadaan mempunyai tugas :
• menyusun jadwal dan tatacara pengadaan;
• menyusun dan menyiapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS);
• menyiapkan dokumen pengadaan;
• mengumumkan pengadaan barang/jasa;
• menilai kualifikasi penyedia barang/jasa;
• melakukan evaluasi terhadap penawaran yang masuk;
• mengusulkan calon pemenang.
Dengan tugas tersebut di atas, maka Unit Pengadaan adalah unit terdepan yang berinteraksi dengan penyedia barang/jasa mulai saat pengumuman, pendaftaran, penilaian kualifikasi dan evaluasi penawaran.

F. Tahap Pembayaran
Pada dasarnya tahap pembayaran masih merupakan bagian dari Tahap Pelaksanaan Anggaran, namun untuk memberikan gambaran yang utuh tentang pengendalian internal dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah, maka tahapan ini dijelaskan secara terpisah. Pemisahan ini juga akan membuat rangkaian proses pengadaan menjadi lebih jelas, terutama bagi penyedia barang/jasa baru. Dalam tahap pembayaran, aparat pemerintah yang terlibat adalah Pejabat Penguji Permintaan Pembayaran/Penandatangan Surat Perintah Membayar dan Bendahara (SPM). Seperti halnya ketentuan mengenai Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran, ketentuan mengenai kedua pejabat ini juga diatur dalam peraturan pelaksanaan dari UU 1/2004 tentang Perbendaharaan Negara.

Pejabat Penguji Permintaan Pembayaran/Penandatangan SPM adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran untuk melakukan pengujian atas permintaan pembayaran dan menandatangani Surat Perintah Membayar. Sebagaimana telah disinggung dalam pembahasan mengenai PPK, dalam kaitan dengan pembayaran, PPK mengajukan permintaan pembayaran kepada Kuasa Pengguna Anggaran. Selanjutnya permintaan tersebut oleh Kuasa Pengguna Anggaran diteruskan kepada Pejabat Penguji Permintaan Pembayaran/Penandatangan SPM. Dalam melaksanakan tugasnya sebagai Penguji Permintaan Pembayaan, akan dilakukan pengujian terhadap permintaan diantaranya menyangkut:
• ketersediaan pagu anggaran;
• kesesuaian rencana kerja atau kelayakan hasil kerja;
• kebenaran hak tagih.
Apabila berdasarkan hasil pengujian tersebut di atas, permintaan pembayaran dinyatakan sesuai, maka Pejabat Penguji Permintaan Pembayaran/Penandatangan SPM akan menerbitkan Surat Perintah Membayar kepada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN). Selanjutnya KPPN akan langsung mencairkan dana dimaksud secara langsung ke rekening penyedia barang/jasa setelah memperhitungkan pajak-pajak yang harus dipungut.

Bendahara adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa pengguna Anggaran untuk melaksanakan tugas-tugas kebendaharaan negara. Dalam kaitan dengan pengadaan barang/jasa, Bendahara hanya terlibat apabila ketentuan Perbendaharaan Negara memberikan kemungkinan pembayaran tidak dilakukan secara langsung dari KPPN kepada penyedia barang/jasa. Ketentuan yang berlaku saat ini mengijinkan pembayaran tunai melalui Bendahara hanya untuk transaksi sampai dengan Rp 10.000.000.
G. Penyedia Barang/Jasa
Bukan hanya panitia saja yang memiliki persyaratan, tapi penyedia barang/jasa juga memiliki persyaratan untuk dapat mengikuti kegiatan pengadaan. Persyaratan penyedia barang/jasa adalah:
• memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan untuk menjalankan usaha. (dalam ketentuan ini jelas bahwa penyedia barang/jasa harus mengikuti aturan yang berlaku mengenai bentuk usaha, seperti Surat Ijin Usaha dan aturan-aturan lainnya);
• memiliki keahlian, pengalaman, kemampuan teknis dan manajerial untuk menyediakan barang/jasa (hal ini nantinya dapat dibuktikan pada penilaian kualifikasi perusahaan tersebut).
• tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan, dan/atau direksi yang bertindah untuk dan atas nama perusahaan tidak sedang dalam menjalani sanksi pidana;
• secara hukum mempunya kapasitas menandatangani kontrak. (atau yang lebih jelas adalah penandatangan kontrak haruslah orang yang namanya tertera di dalam akte pendirian perusahaan atau orang yang diberi kuasa penuh (misalnya melalui RUPS) untuk bertindak untuk dan atas nama perusahaan itu);
• sebagai wajib pajak sudah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir, dibuktikan dengan melampirkan bukti tanda terima penyampaian SPT PPh tahun terakhir, dan fotokopi SSP PPh Pasal 29;
• dalam kurun waktu 4 (empat) tahun terakhir pernah memperoleh pekerjaan menyediakan barang/jasa, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta termasuk pengalaman subkontrak, kecuali penyedia barang/jasa yang baru berdiri kurang dari 3 (tiga) tahun;
• tidak masuk dalam daftar hitam (sebuah daftar yang dikeluarkan oleh institusi pemerintah yang berisi daftar perusahaan yang “bermasalah” dalam proses pelelangan di satu tempat sehingga tidak diperbolehkan mengikuti pelelangan si seluruh institusi pemerintah lainnya);
• memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau dengan pos (“jelas” disini juga berarti bahwa alamat tersebut memang benar alamat perusahaan yang bersangkutan, bukan alamat yang hanya sekedar “diakui” saja);
Khusus untuk tenaga ahli yang ditugaskan dalam pelaksanaan pekerjaan Jasa Konsultasi, persyaratannya adalah:
• memiliki NPWP dan bukti penyelesaian kewajiban pajak (ini yang kadang sulit bagi tenaga ahli kita);
• lulusan perguruan tinggi negeri atau swasta yang telah terakreditasi atau yang lulus ujian negara atau perguruan tinggi luar negeri yang ijazahnya telah disahkan oleh Depdiknas;
• mempunya pengalaman di bidangnya.
Selain persyaratan di atas, pegawai negeri, pegawai BI, pegawai BHMN/BUMN/BUMD dilarang menjadi penyedia barang/jasa, kecuali yang bersangkutan mengambil cuti di luar tanggungan negara.


BAB II
JENIS DAN METODE

Untuk memastikan setiap perusahaan memenuhi persyaratan tersebut, perlu dilakukan penilaian terhadap kualifikasi atas kompetensi dari masing-masing perusahaan. Metode penilaian terhadap kualifikasi ini terdiri atas 2 metode, yaitu Prakualifikasi dan Pascakualifikasi.
Prakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan terhadap perusahaan sebelum pemasukan dokumen penawaran. Artinya, hanya perusahaan yang memenuhi kualifikasi-lah yang dapat memasukkan penawaran. Metode ini dilaksanakan untuk pelelangan yang bersifat kompleks (termasuk pelelangan diatas 50 M)
Pascakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan terhadap perusahaan setelah pemasukan dokumen penawaran. Pada umumnya, prinsip pelelangan menggunakan proses ini (Kecuali Jasa Konsultasi yang wajib menggunakan Prakualifikasi). Bahkan untuk pelelangan umum untuk pengadaan barang/jasa pemborongan/jasa lainnya, sifatnya adalah wajib (kecuali yang bernilai di atas 50M).
Proses ini dilakukan dengan meminta perusahaan yang ikut pelelangan untuk dapat mengisi formulir isian kualifikasi.
Pada prinsipnya penilaian kualifikasi atas kompetensi dan kemampuan usaha peserta pelelangan umum, dilakukan dengan pascakualifikasi. Khusus untuk pekerjaan yang kompleks dapat dilakukan dengan prakualifikasi.

1) Persyaratan Kualifikasi Penyedia Barang/Jasa
a. Memiliki surat izin usaha pada bidang usahanya yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah yang berwenang yang masih berlaku, seperti SIUP untuk jasa perdagangan, IUJK untuk jasa konstruksi, dansebagainya;
b. Secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak pengadaan;
c. Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan, dan/atau tidak sedang menjalani sanksi pidana;
d. Dalam hal penyedia jasa akan melakukan kemitraan, penyedia barang/jasa wajib mempunyai
perjanjian kerjasama operasi/kemitra-an yang memuat persentase kemitraan dan perusahaan yang mewakili kemitraan tersebut;
e. Telah melunasi kewajiban pajak tahun terakhir (SPT/PPh) serta memiliki laporan bulanan PPh Pasal 25 atau Pasal 21/Pasal 23 atau PPN sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan yang lalu;
f. Selama 4 (empat) tahun terakhir pernah memiliki pengalaman menyediakan barang/jasa baik di lingkungan pemerintah atau swasta termasuk pengalaman subkontrak baik di lingkungan pemerintahatau swasta , kecuali penyedia barang/jasa yang baru berdiri kurang dari 3 (tiga) tahun;
g. Memiliki kinerja baik dan tidak masuk dalam daftar sanksi atau daftar hitam di suatu instansi;
h. Memiliki kemampuan pada bidang pekerjaan yang sesuai untuk usaha kecil termasuk koperasi kecil;
i. Memiliki kemampuan pada bidang dan subbidang pekerjaan yang sesuai untuk bukan usaha kecil:
1. Untuk jasa pemborongan memenuhi KD = 2 NPt (KD : Kemampuan Dasar, NPt : nilaipengalaman tertinggi) pada subbidang pekerjaan yang sesuai untuk bukan usaha kecil dalam kurun waktu 7 (tujuh) tahun terakhir.
2. Untuk pengadaan barang/jasa lainnya memenuhi KD = 5 NPt (KD : Kemampuan Dasar, NPt : nilai pengalaman tertinggi) pada subbidang pekerjaan yang sesuai untuk bukan usaha kecil dalam kurun waktu 7 (tujuh) tahun terakhir;
j. Dalam hal bermitra yang diperhitungkan adalah kemampuan dasar dari perusahaan yang
mewakili kemitraan (lead firm);
k. Untuk pekerjaan khusus/spesifik/teknologi tinggi dapat ditambahkan persyaratan lain sepertiperalatan khusus, tenaga ahli spesialis yang diperlukan, atau pengalaman tertentu;
l. Memiliki surat keterangan dukungan keuangan dari bank pemerintah/swasta untuk mengikutipengadaan barang/jasa sekurang-kurangnya 10% (sepuluh persen) dari nilai proyek untuk pekerjaan jasa pemborongan dan 5% (lima persen) dari nilai proyek untuk pekerjaan pemasokan barang/jasalainnya, kecuali untuk penyedia barang/jasa usaha kecil termasuk koperasi kecil;
m. Memiliki kemampuan menyediakan fasilitas dan peralatan serta personil yang diperlukan untukpelaksanaan pekerjaan;
n. Termasuk dalam penyedia barang/jasa yang sesuai dengan nilai paket pekerjaan;
o. Menyampaikan daftar perolehan pekerjaan yang sedang dilaksanakan khusus untuk jasa
pemborongan;
p. Tidak membuat pernyataan yang tidak benar tentang kompetensi dan kemampuan usaha yang dimilikinya;
q. Untuk pekerjaan jasa pemborongan memiliki sisa kemampuan keuangan (SKK) yang cukup dan sisa kemampuan paket (SKP).

2) Tata Cara Pascakualifikasi
a. Pengumuman pelelangan umum dengan pascakualifikasi;
b. Penyampaian dokumen kualifikasi bersamaan (menjadi satu) dengan dokumen penawaran;
c. Evaluasi dokumen kualifikasi dilaksanakan setelah evaluasi dokumen penawaran;
d. Penyedia barang/jasa yang dinyatakan lulus kualifikasi apabila memenuhi persyaratan kualifikasi pada butir 1) huruf a) sampai dengan huruf q) di atas;
e. Penawaran yang tidak memenuhi syarat kualifikasi dinyatakan gugur.

3) Tata Cara Prakualifikasi
a. Pengumuman prakualifikasi untuk pelelangan umum;
b. Pendaftaran dan pengambilan dokumen prakualifikasi;
c. Penyampaian dokumen prakualifikasi oleh penyedia barang/jasa;
d. Evaluasi dokumen prakualifikasi yang telah dilengkapi oleh penyedia barang/jasa;
e. Penyedia barang/jasa dinyatakan lulus kualifikasi apabila memenuhi persyaratan kualifikasi pada butir 1) huruf a) sampai dengan huruf q) di atas;
f. Penetapkan daftar penyedia barang/jasa yang lulus prakualifikasi oleh panitia/pejabat pengadaan;
g. Pengesahan hasil prakualifikasi oleh pengguna barang/jasa;
h. Pengumuman hasil prakualifikasi;
i. Penelitian dan tindak lanjut atas sanggahan terhadap hasil prakualifikasi;
j. Pengumuman hasil prakualifikasi sekurang-kurangnya memuat :
(1) Nama dan perkiraan nilai pekerjaan serta sumber dananya;
(2) Nama dan alamat penyedia barang/jasa dan nama pengurus yang berhak menandatangani kontrak pekerjaan untuk setiap calon penyedia barang/jasa;
(3) Nama dan nilai paket tertinggi pengalaman pada bidang pekerjaan yang sesuai untuk usaha kecil termasuk koperasi kecil dan subbidang pekerjaan yang sesuai untuk bukan usaha kecil dalam kurun waktu 7 (tujuh) tahun terakhir;
(4) Keputusan lulus tidaknya setiap calon penyedia barang/jasa;

k. Penyedia barang/jasa yang tidak lulus prakualifikasi dapat menyatakan keberatan/mengajukan sanggahan kepada pengguna barang/jasa;
l. Apabila sanggahan/keberatan penyedia barang/jasa terbukti benar maka panitia/pejabat pengadaan melakukan evaluasi ulang dan daftar penyedia barang/jasa yang lulus prakualifikasi hasil evaluasi ulang diumumkan;
m. Dalam rangka efisiensi pelaksanaan penilaian kualifikasi, pengguna barang/jasa wajib menyediakan fomulir isian kualifikasi penyedia barang/jasa yang memuat ringkasan informasi dari persyaratan kualifikasi sesuai butir 1) huruf a) sampai dengan huruf q). Formulir isian tersebut disertai pernyataan penyedia barang/jasa yang ditanda-tangani di atas meterai, bahwa informasi yang disampaikan dalam formulir tersebut adalah benar dan bersedia untuk dituntut secara pidana dan perdata serta bersedia dimasukkan dalam daftar hitam sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun sehingga tidak boleh mengikuti pengadaan untuk 2 (dua) tahun berikutnya, apabila terbukti informasi yang disampaikan merupakan kebohongan. Formulir isian tersebut sebagai pengganti dokumen yang dipersyaratkan.
Permasalahan di lapangan pada saat proses kualifikasi yang sering terjadi adalah:
1. Panitia meminta semua dokumen-dokumen pendukung kualifikasi, seperti contoh-contoh kontrak yang telah dilakukan selama 4 bulan terakhir. Sebenarnya, sesuai dengan Pasal 14 Angka 8 telah disebutkan bahwa proses kualifikasi wajib disederhanakan dengan tidak meminta seluruh dokumen yang disyaratkan, melainkan cukup dengan formulir isian saja.
2. Panitia meminta dokumen lain, selain yang telah ditetapkan oleh Keppres. Misalnya kartu tanda keanggotaan asosiasi tertentu. Sesuai dengan pasal 14 angka 6 juga telah disebutkan bahwa panitia dilarang menambah persyaratan kualifikasi selain dari peraturan di Keppres ini, atau ketentuan perundang-undangan yang lebih tinggi. Jadi, apabila ketentuan tentang kartu anggota atau kartu apapun itu ditetapkan oleh undang-undang, maka dapat dimasukkan sebagai persyaratan. Namun tetap harus sesuai dengan konteks dari pelelangan.
3. Panitia mempersyaratkan domisili perusahaan harus berada pada satu daerah yang sama dengan institusi penyelenggara lelang. Hal ini jelas bertentangan dengan prinsip terbuka/bersaing dan adil. Yang tidak boleh adalah penyedia barang/jasa berada di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia (Pasal 4 Butir g)
4. Panitia mempersyaratkan dilakukannya legalisasi ke notaris bagi dokumen-dokumen peserta lelang (misalnya akta dan dokumen pajak). Hal ini sama sekali tidak diatur dalam Keppres No. 80 Tahun 2003 dan akan memberatkan peserta lelang, dimana hal tersebut bertentangan dengan Pasal 14 angka 6, 7 dan 8
5. Peserta tidak melampirkan dokumen pajak yang dipersyaratkan. Walaupun pada prinsipnya untuk penilaian kulifikasi, namun khusus untuk Dokumen Pajak tetap harus melampirkan COPY Bukti tanda terima penyampaian SPT PPh tahun terakhir dan laporan (minimal) 3 bulan terakhir untuk PPh Pasal 25 atau Pasal 21/Pasal 23 atau PPn (Keppres No. 80 Tahun 2003 Pasal 11 Angka 1 butir e dan Penjelasan Keppres Bab II Butir A.1.b.1.e)
6. Peserta tidak memiliki Kemampuan Dasar (KD) pada bidang dan sub bidang yang sesuai untuk bukan usaha kecil. Perhitungan KD dilihat dari pengalaman pekerjaan yang sejenis dengan rumus KD=2 NPt (Khusus Jasa Pemborongan) atau KD = 5 NPt (Untuk Barang dan Jasa Lainnya). NPt adalah Nilai pekerjaan tertinggi dengan bidang dan sub bidang yang sesuai. Contoh, sebuah perusahaan pernah mengadakan perangkat komputer melalui sistem pengadaan pada sebuah instansi dengan nilai Rp. 500 Juta dan pernah juga mengadakan perangkat meubelair dengan nilai Rp. 750 Juta. Maka, KD perusahaan ini untuk pengadaan perangkat komputer adalah 5 x 500 Juta atau 2,5 M sedangkan KD untuk perangkat meubelair adalah 5 x 750 Juta atau 3,75 M. Artinya, nilai maksimal pengadaan komputer yang dapat diikuti adalah pelelangan dengan pagu anggaran 2,5 M dan untuk meubelair sebesar 3,75 M.
7. Peserta tidak memilik dukungan keuangan dari Bank dengan nilai minimal 10% dari nilai proyek untuk pekerjaan jasa pemborongan dan minimal 5% untuk pekerjaan pemasokan barang/jasa lainnya.


4) Metode Pengadaan Barang/Jasa
Selain kualifikasi, ada beberapa hal lagi yang harus diperhatikan oleh penyedia barang/jasa, yaitu:
1. Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
2. Metode Penyampaian Dokumen Penawaran
3. Metode Evaluasi Penawaran
Untuk bisa mengikuti pelelangan atau pengadaan di kantor pemerintah, hal-hal itulah yang harus diperhatikan.
Selanjutnya, saya akan mencoba sedikit menjelaskan masing-masing metode dan kondisi di lapangan dari metode-metode tersebut.
1. Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa. Pernah membeli koran Media Indonesia ? Kalau belum, coba beli terbitan hari apa saja (bukan promosi lhooo). Lihat pada kolom pengadaan. Biasanya ada belasan bahkan puluhan iklan pengadaan dari berbagai instansi di seluruh Indonesia. Lengkap dengan berbagai persyaratannya Kemudian, kalau anda mencoba jalan-jalan ke kantor pemerintahan, pengumuman lelang serupa juga ada yang ditempel pada papan pengumuman. Namun, ada beberapa dari pengumuman tersebut yang tidak dimasukkan ke dalam koran.Nah, disisi lain, juga mungkin pernah mendengar, tiba-tiba dalam sebuah proyek sudah ada pemenangnya, tanpa pernah diinformasikan di media massa.Bagaimana ini terjadi ?Hal ini terjadi karena metode pemilihan penyedia barang dan jasa itu juga berbeda, beda. Untuk pengadaan barang/jasa pemborongan/jasa lainnya, metode pemilihannya terbagi atas 4 (empat) jenis, yaitu:
o Metode Pelelangan Umum
Metode inilah yang merupakan prinsip utama pengadaan barang, yaitu dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas melalui media massa dan papan pengumuman resmi institusi. Biasa dilakukan untuk pengadaan dengan nilai diatas Rp. 100 Juta
o Metode Pelelangan Terbatas
Secara prinsip, sistem pengumumannya sama dengan pelelangan umum, tetapi di dalam pengumuman tersebut sudah mencantumkan nama penyedia barang/jasa yang dianggap mampu untuk mengerjakan. Jenis ini biasanya digunakan untuk pekerjaan yang penyedianya diyakini terbatas saja, dan untuk pekerjaan yang kompleks.

o Metode Pemilihan Langsung
Merupakan metode pemilihan yang membandingkan sebanyak-banyaknya penawaran dan sekurang-kurangnya 3 penawaran dari penyedia barang/jasa yang telah lulus prakualifikasi. Metode ini cukup diumumkan melalui papan pengumuman resmi institusi atau bila memungkinkan melalui internet. Metode ini biasanya digunakan untuk pekerjaan yang bernilai di antara Rp. 50 Juta sampai Rp. 100 Juta.
o Metode Penunjukan Langsung
Metode ini langsung menunjuk 1 (satu) penyedia barang/jasa dengan cara melakukan negosiasi teknis maupun harga. Biasanya digunakan dalam keadaan tertentu dan keadaan khusus. Termasuk apabila nilai pengadaan dibawah Rp. 50 Juta.
2. Metode Penyampaian Dokumen Penawaran Kemudian, bagaimana cara sebuah penyedia barang/jasa memasukkan penawaran setelah melihat adanya pengumuman pelelangan/pengadaan di sebuah instansi ? Jangan berpikir bahwa pemasukannya cukup dengan membawa “company profile” dan daftar harga, kemudian datang di kantor dan bernegosiasi. Tentu saja tidak seperti itu metode penyampaiannya juga diatur di dalam Keppres No. 80 Tahun 2003, dimana metode tersebut dibagi menjadi 3 jenis metode, yaitu:
o Metode Satu Sampul
Dalam metode ini, dokumen-dokumen administrasi, teknis dan penawaran harga dimasukkan ke dalam satu sampul tertutup kepada panitia/pejabat pengadaan.Tolong berhati-hati dalam pemasukan dokumen-dokumen ini. Baca BAIK-BAIK Dokumen Pengadaan yang diberikan pada saat mendaftar untuk mengikuti sebuah pelelangan. Karena banyak hal yang kelihatannya sepele namun dapat digunakan oleh panitia untuk menggugurkan penawaran sebuah perusahaan. Contohnya, jangan menuliskan apa-apa pada sampul, selain yang dipersyaratkan pada dokumen lelang. Juga perhatikan baik-baik persyaratan dokumen administrasi yang harus dilampirkan. Jangan sampai tertinggal satupun. Misalnya jaminan penawaran atau dokumen kualifikasi. Karena, apabila dokumen telah diserahkan, sama sekali dilarang untuk menyusulkan dokumen lainnya. Karena masuk dalam kategori post bidding.Juga perhatikan setiap kalimat pada dokumen lelang, jangan sampai ada keharusan untuk menjilid dokumen administrasi dalam bentuk buku namun tidak dilaksanakan (pernah saya temui kejadian di sebuah pelelangan, sebuah perusahaan digugurkan karena tidak menjilid dokumennya, dan itu sah karena telah disampaikan di dalam dokumen lelang dan telah disetujui pada saat rapat penjelasan pekerjaan/aanwijzing)Apabila dokumen pelelangan dikirim melalui pos, maka sampul ini ditutup lagi dengan sampul penutup. Dimana pada sampul penutup inilah dituliskan nama dan alamat dari institusi yang dituju.
o Metode Dua Sampul
Metode ini memisahkan antara dokumen administrasi dan teknis dengan dokumen harga. Dokumen administrasi dan teknis dimasukkan di dalam satu sampul (sampul I) dan diberi label “Dokumen Administrasi dan Teknis”, sedangkan dokumen harga dimasukkan ke dalam sampul lainnya (sampul II) dan diberi label “Dokumen Harga.” Kedua sampul ini kemudian dimasukkan ke dalam satu sampul, yaitu sampul penutup dan diserahkan kepada panitia pada saat penyerahan dokumen. Apabila dokumen dikirim melalui pos, maka sampul ini harus dibungkus lagi ke dalam satu sampul untuk pengiriman.Yang harus diperhatikan pada metode ini adalah proses pelabelan dari setiap sampul. Jangan sampai tertukar dan jangan sampai ada kesalahan dalam pelabelannya. Juga, jangan sampai ada dokumen administrasi yang “kesasar” masuk ke dalam dokumen harga.Saya pernah mengalami beberapa perusahaan dinyatakan gugur karena dokumen asli jaminan penawaran berada di dalam sampul harga. Sedangkan untuk membuka sampul harga harus menyelesaikan penilaian administrasi dahulu. Akibatnya, dokumen tersebut dianggap tidak ada.
o Metode Dua Tahap
Metode ini sama dengan metode dua sampul. Yang membedakan adalah, sampul administrasi dan teknis serta sampul harga tidak diserahkan pada waktu yang bersamaan.
3. Metode Evaluasi Penawaran.
Beberapa waktu yang lalu, pada beberapa pemberitaan yang dimuat di media massa, saya cukup geli membaca pemberitaan tentang kecurangan yang dituntut oleh penyedia barang/jasa terhadap suatu proses lelang. Mereka banyak yang menuntut, karena merasa harga penawarannya terendah, malah dikalahkan oleh panitia. Sedangkan sudah jelas-jelas panitia pada berita tersebut melakukan evaluasi sistem nilai. Ini adalah bukti ketidaktahuan mereka terhadap aturan.Dalam proses lelang, tidak selamanya harga terendah yang pasti menang. Karena beberapa kegiatan menuntut adanya kualitas yang tinggi dimana sebagian besar berbanding terbalik dengan harga. Oleh sebab itu, maka metode evaluasi penawaran juga terdiri atas beberapa jenis, yaitu:
o Metode Evaluasi Sistem Gugur
Metode ini melakukan penilaian secara berjenjang. Yang pertama dinilai adalah dokumen administrasi. Apabila sesuai dengan yang dipersyaratkan maka dilanjutkan dengan penilaian teknis. Perusahaan yang administrasinya kurang lengkap, langsung digugurkan saat itu juga dan tidak mengikuti penilaian teknis.Selanjutnya dilakukan penilaian teknis terhadap spesifikasi barang/jasa yang ditawarkan. Apabila sesuai dengan yang dibutuhkan maka langsung dilanjutkan dengan pembukaan harga. Bagi perusahaan yang tidak lulus teknis, langsung digugurkan saat itu juga, walaupun harganya termurah.Kemudian, seluruh perusahaan yang telah lulus administrasi maupun harga, dibuka penawaran harganya. Dan harga terendahlah yang dinyatakan memenangkan pengadaan.Namun, di dalam pelaksanaan sehari-hari, sistem ini biasanya dibalik. Pada saat pembukaan penawaran, langsung membuka harga penawaran dari seluruh peserta. Yang diperiksa administrasi dan teknisnya adalah perusahaan yang berada pada urutan 1 hingga 3 yang terendah di dalam penawaran harganya. Metode evaluasi sistem gugur ini yang paling sering digunakan di dalam pelelangan. Keuntungannya adalah cepat dalam memberikan hasil akhir. Metode evaluasi ini paling sering disandingkan dengan Metode Pemilihan Pelelangan Umum dan Metode Penyampaian Dokumen Satu Sampul.
o Metode Evaluasi Sistem Nilai
Metode inilah yang tadi saya sebutkan sering tidak dipahami oleh penyedia barang/jasa. Metode evaluasi ini dilakukan dengan memberikan nilai angka tertentu kepada setiap unsur di dalam penawaran. Kemudian membandingkan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta, dimana nilai tertinggilah yang dinyatakan menang.Biasanya, metode ini dilakukan untuk pekerjaan yang sangat memperhatikan kualitas teknis dibandingkan dengan harga. Karena pada beberapa jenis pekerjaan, harga biasanya tidak menipu. Dimana semakin mahal harga suatu barang, maka semakin baik juga kualitasnya.Beberapan perbandingan yang sering digunakan adalah 60:4, 70:30 dan 80:10, malah pada beberapa lelang menetapkan 90:10 untuk perbandingan nilai teknis dan harga.Sangat besar kemungkinan penawaran dengan harga terendah dikalahkan dengan sistem ini. Namun, untuk mencari kualitas barang ataupun pekerjaan, metode inilah yang terbaik.
o Metode Evaluasi Biaya Selama Umur Ekonomis.
Sistem evaluasi ini mirip dengan evaluasi sistem nilai. Dimana nilai ditetapkan kepada barang dengan melihat umur ekonomisnya, sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan di dalam dokumen pengadaan.Evaluasi ini biasanya digunakan kepada proses pengadaan yang sangat memperhatikan nilai susut barang.Saat ini, masih jarang pengadaan barang/jasa yang menggunakan evaluasi ini.
BAB III
PROSEDUR
Contoh di bawah ini adalah untuk Pengadaan Barang/Jasa Pemborongan/Jasa lainnya dengan Metode Penilaian Kualifikasi secara Pascakualifikasi, Metode Pemilihan Penyedia Barang/jasa secara Lelang Umum, Metode Penyampaian Dokumen Penawaran Satu Sampul dan Metode Evaluasi Penawaran Sistem Gugur.
1. Pengumuman.
Pengumuman pelelangan sebenarnya bertujuan untuk memberikan informasi seluas-luasnya kepada masyarakat tentang rencana pengadaan barang/jasa. Pengumuman dilaksanakan selama 7 (tujuh) hari kerja dimana pada hari pertama pengumuman dilaksanakan melalui media cetak/koran (untuk nilai di atas 1 Milyar, dipasang pada koran nasional dan propinsi, sedangkan dibawah 1 Milyar cukup pada koran propinsi, kecuali penyedia barang/jasa untuk pekerjaan tersebut kurang dari 3 perusahaan di propinsi tersebut, maka diumumkan juga di koran nasional). Selain melalui koran, maka pengumuman juga harus ditempel pada papan pengumuman institusi dalam jangka waktu 7 hari kerja.
2. Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Penawaran. Pendaftaran dan pengambilan dilaksanakan 1 (satu) hari setelah pengumuman sampai dengan satu hari sebelum batas akhir pemasukan dokumen. Untuk penyedia barang/jasa agar memperhatikan baik-baik persyaratan yang tertulis di pengumuman untuk pendaftaran ini. Karena banyak instansi yang mempersyaratkan bahwa yang mendaftar haruslah pemilik perusahaan yang namanya ada di dalam akta pendirian perusahaan atau yang memiliki wewenang untuk bertindak atas nama perusahaan dengan bukti otentik tertentu. Hal lain yang harus diperhatikan sebelum mendaftar adalah persyaratan-persyaratan untuk membawa dan memperlihatkan dokumen-dokumen tertentu untuk dapat mengambil dokumen penawaran tersebut.
3. Rapat Penjelasan (Aanwijzing). Aanwijzing dilaksanakan paling cepat 4 (empat) hari kerja sejak tanggal pengumuman. Hal ini agar penyedia barang/jasa memiliki cukup waktu untuk mempelajari dokumen dan mempersiapkan hal-hal yang dianggap kurang jelas agar dapat ditanyakan sewaktu rapat penjelasan. Aanwijzing ini tidak bersifat wajib, dan ketidakikutsertaan dalam acara ini tidak dapat dijadikan alasan untuk menggugurkan peserta. Yang berhak ikut di dalam aanwizjing adalah peserta yang sudah mendaftar untuk mengikuti pelelangan. Hasil aanwijzing bersifat mengikat kepada seluruh peserta, baik yang ikut maupun yang tidak mengikuti dan menjadi salah satu lampiran dari Dokumen Pengadaan. Pada kegiatan inilah seluruh peserta dapat menyampaikan pertanyaan dan meminta informasi serta penjelasan seluas-luasnya kepada panitia, baik hal-hal yang bersifat administrasi maupun teknis. Setiap perubahan terhadap dokumen akan dicatat dan dimasukkan ke dalam Berita Acara Aanwijzing. Diharapkan pertanyaan dapat dituntaskan pada acara ini, karena setelah aanwijzing tidak diperbolehkan lagi peserta berkomunikasi dengan panitia untuk mempertanyakan aspek-aspek administrasi maupun teknis.
Penjelasan :
1. Penjelasan lelang dilakukan di tempat dan pada waktu yang ditentukan, dihadiri oleh para penyedia barang/jasa yang terdaftar dalam daftar peserta lelang;
2. Ketidakhadiran penyedia barang/jasa pada saat penjelasan lelang tidak dapat dijadikan dasar untuk menolak/menggugurkan penawaran;
3. Dalam acara penjelasan lelang, harus dijelaskan kepada peserta lelang mengenai :
a. Metoda pengadaan/penyelenggaraan pelelangan;
b. Cara penyampaian penawaran (satu sampul atau dua sampul atau dua tahap);
c. Dokumen yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran;
d. Acara pembukaan dokumen penawaran;
e. Metoda evaluasi;
f. Hal-hal yang menggugurkan penawaran;
g. Jenis kontrak yang akan digunakan;
h. Ketentuan dan cara evaluasi berkenaan dengan preferensi harga atas penggunaan produksi dalam negeri;
i. Ketentuan dan cara sub kontrak sebagian pekerjaan kepada usaha kecil termasuk koperasi kecil;
j. Besaran, masa berlaku dan penjamin yang dapat mengeluarkan jaminan penawaran.
4. Bila dipandang perlu, panitia/pejabat pengadaan dapat memberikan penjelasan lanjutan dengan cara melakukan peninjauan lapangan;
5. Pemberian penjelasan mengenai pasal-pasal dokumen pemilihan penyedia barang/jasa yang berupa pertanyaan dari peserta dan jawaban dari panitia/pejabat pengadaan serta keterangan lain termasuk perubahannya dan peninjauan lapangan, harus dituangkan dalam Berita Acara Penjelasan (BAP) yang ditandatangani oleh panitia/pejabat pengadaan dan minimal 1 (satu) wakil dari peserta yang hadir, dan merupakan bagian yang tak terpisahkan dari dokumen pemilihan penyedia barang/jasa;
6. Apabila dalam BAP sebagaimana dimaksud angka 5 tersebut terdapat hal-hal/ketentuan baru atauperubahan penting yang perlu ditampung, maka panitia/pejabat pengadaan harus menuangkan ke dalam adendum dokumen pemilihan penyedia barang/jasa yang menjadi bagian tak terpisahkan dari dokumen pemilihan penyedia barang/jasa dan harus disampaikan dalam waktu bersamaan kepada semua peserta secara tertulis setelah disahkan oleh pengguna barang/jasa. Bila ketentuan baru atau perubahan penting tersebut tidak dituangkan dalam adendum dokumen pemilihan penyedia barang/jasa maka bukan merupakan bagian dari dokumen pemilihan penyedia barang/jasa dan yang berlaku adalah dokumen pemilihan penyedia barang/jasa awal (asli).

4. Pemasukan Penawaran. Pemasukan dokumen penawaran dilaksanakan 1 hari setelah aanwijzing dan batas akhirnya minimal 2 hari setelah penjelasan. Lama waktu pemasukan disesuaikan dengan kompleksitas pelelangan. Bisa 2 hari (misal untuk ATK) dan bisa juga sampai 30 hari kerja. Dalam pemasukan dokumen penawaran, beberapa hal yang harus diperhatikan oleh penyedia barang/jasa, yaitu: Dokumen yang dimasukkan harus diyakini sudah dalam kondisi lengkap, jangan sampai ada tertinggal 1-pun dokumen, baik administrasi maupun teknis. Karena kekurangan 1 dokumen, apalagi yang bersifat vital, dapat menggugurkan penawaran itu. Pemasukan dokumen juga harus memperhatikan batas akhir waktu pemasukan, karena selisih 1 menit saja dari batas akhir, dapat menyebabkan penawaran ditolak.
5. Pembukaan Dokumen Penawaran. Pembukaan dokumen biasanya dilaksanakan pada hari terakhir pemasukan dokumen. Pada saat pembukaan inilah biasanya ketegangan pertama dialami oleh penyedia barang dan jasa, dan bahkan bisa berujung pada keributan. Hal ini disebabkan, pada pembukaan dokumen, seluruh dokumen yang sudah masuk dicek satu persatu dan diperiksa kelengkapannya. Hasil dari pembukaan dokumen adalah sebuah berita acara yang berisi “lengkap” atau “tidak lengkap” dari dokumen penawaran. Namun, walaupun pemeriksaan kelengkapan dilakukan saat pembukaan ini, tahapan ini tidak menggugurkan peserta, karena pengguguran peserta baru dilakukan saat evaluasi. Tapi, kalau pembukaan saja sudah tidak lengkap, mana bisa dinyatakan lulus administrasi
Disinilah biasanya penyebab keributan yang terjadi, sesama peserta akan saling berusaha menjatuhkan dengan menuntut kekurangan dari dokumen peserta. Hal ini terjadi karena kurang jelasnya hal-hal yang harus dilampirkan dalam dokumen pelelangan yang membuka kesempatan multitafsir. Juga karena kurang tegasnya panitia lelang saat pembukaan dokumen. Sistem satu sampul juga membuka dokumen harga pada saat pembukaan dokumen, sehingga seluruh peserta dapat melihat harga satu sama lain.
6. Evaluasi Dokumen Penawaran Inilah saat “hidup – mati” bagi peserta. Karena pada tahapan inilah penilaian dokumen administrasi, teknis maupun harga mereka dilakukan. Penentuan siapa yang memenangkan pelelangan juga akan dilihat pada tahapan ini.
Secara umum, ada 3 evaluasi yang dapat dilakukan pada tahapan ini, yaitu evaluasi / koreksi aritmetika harga (sebenarnya untuk kontrak lumpsum dapat tidak dilaksanakan), evaluasi administrasi, dan evaluasi teknis. Evaluasi administrasi akan mengecek semua dokumen administrasi secara detail, utamanya kebenaran dan keterbaruan (up to date) dari dokumen-dokumen tersebut. Pada tahapan ini, panitia juga dapat mengecek kepada pihak yang mengeluarkan dokumen mengenai kebenaran dokumen yang telah dikeluarkan. Pada tahap ini, panitia harus benar-benar melakukan evaluasi sesuai dengan persyaratan yang telah dituliskan di dalam dokumen pengadaan dan tidak boleh menambah atau mengurangi syarat apapun. Panitia jugaperlu menghindari penilaian yang sifatnya bias atau tidak substantif. Jangan sampai hanya karena dokumen penawaran dari peserta tidak dijilid spiral atau dijilid buku maka langsung digugurkan dengan alasan administrasi. Pada tahapan ini panitia harus jeli, karena banyak juga akal-akalan peserta pengadaan. Misalnya dalam dokumen teknis, mereka hanya melakukan salin tempel (copy paste) antara spesifikasi yang diminta oleh panitia dengan spesifikasi yang ditawarkan. Hasilnya, pasti sesuai dengan permintaan dan lulus teknis. Namun, panitia harus membandingkan spesifikasi tersebut dengan brosur yang mereka lampirkan, sehingga tidak asal menilai lulus saja. Semua hasil evaluasi harus dimasukkan dalam berita acara evaluasi yang ditandatangani oleh seluruh panitia.
7. Klarifikasi dan Pembuktian Kualifikasi. Dalam tahapan pengadaan dengan penilaian Pascakualifikasi, penilaian terhadap kualifikasi perusahaan dilakukan setelah evaluasi. Pada tahapan ini, panitia harus mengecek kebenaran dari data kualifikasi yang telah dimasukkan oleh peserta. Seperti kebenaran SIUP, Pajak, bahkan domisili perusahaan. Panitia juga dapat melakukan kunjungan ke perusahaan untuk melihat langsung apakah benar perusahaan tersebut ada atau cuma perusahaan fiktif. Juga dapat dilakukan pemanggilan kepada perusahaan untuk mengklarifikasi dokumen-dokumen yang telah dimasukkan terhadap dokumen aslinya.
8. Usulan, penetapan dan pengumuman pemenang. Patut dicatat bahwa kewenangan penentuan pemenang itu bukan berada pada panitia, melainkan pada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Panitia pengadaan hanya sekedar mengusulkan pemenang. PPK menetapkan berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilaksanakan oleh panitia.
Setelah ditetapkan oleh PPK, pemenang diumumkan oleh panitia melalui papan pengumuman institusi.
9. Sanggahan. Peserta pengadaan berhak melakukan sanggahan apabila hasil pengadaan dianggap tidak sesuai dengan aturan yang berlaku atau terjadi penyimpangan atau KKN selama proses pengadaan. Disini juga sering terjadi kesalahan prosedur sanggahan. Sanggahan terdiri atas 2 tahap, yaitu sanggahan pertama yang ditujukan kepada PPK dan sanggahan banding yang ditujukan kepada atasan PPK yaitu Pengguna Anggaran (PA)/Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dengan tembusan institusi pengawasan (Inspektorat). Kadang saking tidak sabarnya, peserta langsung melakukan sanggahan dengan tembusan kemana-mana. Saya pernah melihat sendiri surat sanggahan yang ditujukan ke Presiden Republik Indonesia, Wakil Presiden, Ketua MPR, Ketua DPR, dan lain-lain, dan lain-lain yang memenuhi halaman pertama. Yakinlah bahwa surat tersebut tidak akan diindahkan karena dari segi prosedur saja sudah tidak sesuai. Sanggahan banding yang ditembuskan kepada inspektorat atau BPK/BPKP sudah pasti akan ditindaklanjuti.